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Debitorenmanagement

Debitorenmanagement: Nicht jede Rechnung wird ohne Umwege beglichen

In der Theorie stellt ein Gläubiger im Idealfall eine Rechnung (Forderung) und der Schuldner begleicht diese gemäß Vereinbarung. In der Praxis sieht die Welt jedoch oft anders aus und die Rechnungsstellung erzeugt weitaus mehr Aufwand als gedacht. Fachlich korrekt wird der Umgang mit Anforderungen, die sich aus Rechnungen ergeben als Debitorenmanagement bezeichnet. Der Begriff „Debitor“ ist dabei klar definiert:

  • Ein Debitor ist ein Kunde demgegenüber ein Unternehmen eine Forderung hat
  • Aus einer Forderung gegenüber einem Debitor können sich zahlreiche weitere Prozesse und Vorgehensweisen ergeben, die ein gutes Debitorenmanagement erfordern
  • Das Debitorenmanagement umfasst also neben der Rechnungsstellung und Überwachung der Forderungsbegleichung auch die Bearbeitung von Rückfragen, Änderungen, Umtäuschen, Erstattungen oder Garantien
  • Viele Geschäftsvorfälle des Debitorenmanagements ergeben sich erst einige Zeit nach der Rechnungsstellung

    © Edhar Yuralaits/123rf.com

Ein professionelles Debitorenmanagement ist außerdem ein wichtiger Faktor für die Kundenzufriedenheit, sodass dessen Wirkung keinesfalls unterschätzt werden darf. Schließlich endet der Service, insbesondere bei Stammkunden, nicht mit der Rechnungsstellung und der Begleichung einer Forderung.

Typische Beispiele für das Debitorenmanagement

Beispielhafte Geschäftsvorfälle für das Debitorenmanagement in der Praxis existieren zahlreich. Nachfolgend sind also häufige Fälle, in denen ein professionelles Debitorenmanagement nützlich ist, aufgeführt:

  • Bereits nach der Rechnungsstellung können sich allgemeine oder spezifische Rückfragen zur Rechnung, einzelnen Rechnungspositionen oder generelle Verständnisfragen ergeben. Auch fehlerhafte Rechnungen und daraus resultierende Änderungswünsche sind nicht ausgeschlossen, wenngleich diese durch ein professionelles Debitorenmanagement weitestgehend vermieden werden.
  • Werden Waren geliefert, so ist es möglich, dass diese nicht der vereinbarten Qualität entsprechen (etwa durch Beschädigungen während des Transports) und Nachlieferungen oder Teilerstattungen nötig werden.
  • Zu einem späteren Zeitpunkt können sich zudem Gewährleistungs- oder Garantieansprüche ergeben, denen das Debitorenmanagement begegnen muss.
  • Ein besonders professionelles Debitorenmanagement zeichnet sich auch durch verfügbare Ansprechpartner in unangenehmen Situationen aus. Gelegentlich geraten Kunden unverschuldet in Zahlungsverzug und scheuen den Dialog. Wenn das Debitorenmanagement bereits von Anfang an auf die Möglichkeit hinweist, in solchen Fällen das Gespräch zu suchen, so wird die Wahrscheinlichkeit von Forderungsausfällen und zusätzlichen Kosten gesenkt und die individuelle Kundenbeziehung gestärkt.

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Lässt ein Unternehmen das Debitorenmanagement durch einen externen Dienstleister abwickeln, so ist es also besonders wichtig, die Leistungen in einem Service Level Agreement (SLA) festzuhalten. Insbesondere dann, wenn Leistungen unklar definiert sind oder ganz klar umfassende Leistungen gewünscht werden. In jedem Fall bietet die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister aber einige Vorteile. Gerade wenn es um Ansprüche des Kunden geht, prüft dieser Dienstleister diese auf Ihre Rechtmäßigkeit und reagiert entsprechend.

Umsonst ist die Auslagerung des Debitorenmanagements für Unternehmen natürlich nicht. Dennoch lohnt es sich gegenzurechnen, ob diese Alternative interessant ist. Ist ein Partner professionell, so ist die Auslagerung eines so wichtigen Unternehmensbestandteils wenig risikoreich. Je nach Größe eines Unternehmens ist die Auslagerung des Debitorenmanagements auch weitaus kostengünstiger als dessen interne Abwicklung. Personelle wie finanzielle Ressourcen stehen dann für andere Bereiche eines Unternehmens bereit und ermöglichen eine Konzentration auf die eigentlichen Kernkompetenzen. Es lohnt sich aber durchaus die Angebote verschiedener Dienstleister miteinander zu vergleichen, denn sowohl die Kosten, als auch die genauen Leistungen unterscheiden sich teils erheblich. Mit Hilfe eines onlinegestützten Vergleichs ist dies jedoch jederzeit problemlos möglich und unterstützt das Treffen einer fundierten und rationalen Entscheidung.